> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.mycentralino.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Segreterie > Le segreterie degli interni: dove arrivano i messaggi lasciati da chi chiama, come riceverli per email, come ascoltarli dal telefono con il 300 e come cambiare il PIN. La **Segreteria** è la casella in cui chi chiama può lasciare un messaggio quando nessuno risponde. Di norma ogni interno ha la sua. In questa pagina decidi, per ogni casella, il **PIN** per ascoltare i messaggi dal telefono e l'**email** a cui mandare i messaggi lasciati. **Dove si trova:** Menu → Risorse centralino → Strumenti → **Segreterie** · `https://cloud.mycentralino.com/caselle-vocali` Ci arrivi anche dalla pagina **Risorse del centralino** (`https://cloud.mycentralino.com/configurazione`), nel gruppo **Strumenti**. Nel menu la voce si chiama **Segreterie**; il titolo della pagina è **Caselle vocali**. **Chi la vede:** il titolare dell'account, sempre. Un collaboratore solo se gli hai dato accesso a **Risorse del centralino**: senza quel permesso la voce non compare nel menu e l'indirizzo risponde con accesso negato. Non serve nessun modulo. > [!NOTE] > > Una segreteria riceve messaggi solo se qualcosa ci porta le chiamate: di solito la regola **Segreteria telefonica** nelle regole del tuo numero, messa dopo la regola che fa squillare i telefoni. Può essere anche la destinazione di **Orari** (quando il centralino è chiuso), **Ferie e festività**, **Interruttori** o **Interruttori a orario**, alla voce **Segreteria**. Infine, nel [Pannello operatori](/centralino/pannello-operatori) ogni operatore può accendere l'interruttore **Segreteria** del proprio interno: se nessuno risponde, chi chiama quell'interno può lasciare un messaggio nella sua casella. ## Cosa trovi nella pagina ### L'elenco delle caselle In alto il titolo **Caselle vocali** con il conteggio (per esempio «4 caselle»; durante una ricerca «N risultati») e la frase «Le caselle vocali del centralino: chi non risponde può lasciare un messaggio.». Se una o più caselle mandano i messaggi a un indirizzo che non funziona, sotto il titolo compare un riquadro ambra, per esempio «2 caselle mandano i messaggi a un indirizzo di esempio («[indirizzo@email.it](mailto:indirizzo@email.it)») o vuoto: non arrivano a nessuno. Apri la casella e scrivi l'email giusta.». Il bottone **Mostra quali** lascia in tabella solo quelle caselle; **Mostra tutte** toglie il filtro. Sotto ci sono la ricerca **Cerca casella…** (trova per interno, codice casella, nome o email) e il bottone **A–Z** / **Z–A**, che ordina per numero di interno. La tabella **Caselle** (con il totale a destra) ha una riga per casella: | Colonna | Cosa mostra | | - | - | | **Interno** | L'interno di cui è la segreteria, in verde. Un clic apre la casella. | | **Codice casella** | Il codice da digitare quando ascolti i messaggi dal telefono. | | **Nome** | Il nome del titolare della casella, oppure «—». | | **Email** | L'indirizzo a cui arrivano i messaggi, oppure «—». | | **Notifiche** | Come arrivano i messaggi (vedi sotto). | Gli stati della colonna **Notifiche**: | Stato | Cosa significa | | - | - | | **Via mail** | Ogni nuovo messaggio arriva per email all'indirizzo della casella. | | **Solo telefono** | Nessuna email: i messaggi si ascoltano solo dal telefono, chiamando il `300`. | | **Email da completare** (ambra) | L'invio per email è acceso, ma l'indirizzo è vuoto o è un indirizzo di esempio: «Con un indirizzo di esempio i messaggi non arrivano a nessuno». | Un clic su una riga apre la casella. Sul telefono ogni riga diventa una scheda. Se non ci sono caselle compare «Nessuna casella vocale configurata» con «Le caselle vengono provisionate dal centralino: contatta il supporto per attivarne di nuove.». Se la ricerca non trova niente compare «Nessuna casella per questa ricerca». ![L'elenco delle Caselle vocali](https://mintcdn.com/mycentralinosrl/GKkztSQm7nSGO_BS/images/guida/segreterie.webp?fit=max\&auto=format\&n=GKkztSQm7nSGO_BS\&q=85\&s=31ff956f22c7d7d60f3f47a970c0c658) ### La pagina della casella Si apre con un clic su una riga. Il titolo è **Casella** seguito dall'interno (per esempio «Casella 201»), sopra «Interno · 201». Sotto il titolo: «Imposta PIN, nome del titolare ed eventuale recapito email per i messaggi vocali ricevuti su questo interno.». In alto i bottoni **Annulla** (torna all'elenco senza salvare) e **Salva**. Il primo riquadro mostra due dati con l'etichetta «non modificabile»: * **Interno**: «L'interno di cui è la segreteria.»; * **Codice casella**: «Da dire quando chiami il 300 per ascoltare i messaggi.». Il secondo riquadro contiene i campi che puoi cambiare: **PIN d'accesso**, **Nome titolare** e la sezione **Recapito via email** (vedi «I campi»). Appena cambi qualcosa compare in basso la barra **Modifiche non salvate** con **Annulla** e **Salva**. Se provi a uscire senza salvare, il pannello chiede «Ci sono modifiche non salvate. Uscire senza salvarle?». ## Come fare ### Come ricevo per email i messaggi della segreteria **1. Apri Segreterie** Menu → Risorse centralino → Strumenti → **Segreterie**. **2. Apri la casella** Clicca la riga dell'interno, per esempio `201`. **3. Accendi l'invio per email** In **Recapito via email** spunta **Spedisci via email**. Lascia spuntato **Allega audio del messaggio** se vuoi il file audio nell'email. **4. Scrivi l'indirizzo** In **Email a cui mandarli** scrivi l'indirizzo, per esempio `mario.rossi@azienda.it`. **5. Salva** Premi **Salva**. Torni all'elenco e compare «Casella 201 aggiornata.». Nella colonna **Notifiche** la casella ora dice **Via mail**. ### Come faccio arrivare in segreteria le chiamate a cui nessuno risponde **1. Apri le regole del numero** Menu → **Regole chiamate** → **Numeri di telefono** (`https://cloud.mycentralino.com/regole`) e clicca il numero. **2. Aggiungi la regola sotto quella che fa squillare** Premi il **+** sotto la regola che fa squillare i telefoni (per esempio **Fai squillare uno o più interni VoIP** o la coda), oppure **Aggiungi regola in coda** se è l'ultima. **3. Scegli Segreteria telefonica** Nella finestra **Aggiungi regola** apri l'argomento **Notifiche** e scegli **Segreteria telefonica**. **4. Scegli la casella** In **Casella vocale** spunta la casella (puoi cercarla con **Cerca per mailbox, interno, nome o email…**). **5. Aggiungi la regola** Premi **Aggiungi regola**. Le modifiche alle regole valgono subito. Dopo la segreteria, di norma, la chiamata finisce: le regole messe sotto non vengono raggiunte. Per questo la **Segreteria telefonica** va di solito in fondo. ### Come ascolto i messaggi dal telefono **1. Chiama il 300** Da un telefono del centralino componi `300`. **2. Segui la voce** Quando la voce te li chiede, digita il **Codice casella** (lo trovi nella colonna **Codice casella** dell'elenco o nella pagina della casella) e il **PIN d'accesso** della casella. Se nella casella è spuntato **Cancella dalla casella dopo l'invio**, i messaggi già mandati per email non ci sono più: li trovi solo nell'email. ### Come ricevo i messaggi solo per email Apri la casella, spunta **Spedisci via email**, **Allega audio del messaggio** e **Cancella dalla casella dopo l'invio**, scrivi l'indirizzo in **Email a cui mandarli** e premi **Salva**. Ogni messaggio arriva per email con l'audio allegato e non resta nella casella. ### Come cambio il PIN della segreteria **1. Apri la casella** In **Segreterie** clicca la riga dell'interno. **2. Scrivi il nuovo PIN** In **PIN d'accesso** scrivi il nuovo PIN: solo cifre, al massimo 5. Il PIN è nascosto; premi **Mostra** per vederlo, **Nascondi** per coprirlo. **3. Salva** Premi **Salva**. ### Come trovo le caselle con l'email sbagliata Se in alto c'è il riquadro ambra, premi **Mostra quali**: restano in tabella solo le caselle con **Email da completare**. Apri ogni casella, scrivi l'indirizzo vero in **Email a cui mandarli** e premi **Salva**. ## I campi | Campo | Cosa indica | Valori | | - | - | - | | **PIN d'accesso** | Il codice per ascoltare i messaggi dal telefono: «Serve per ascoltare i messaggi dal telefono (numero 300).» | Obbligatorio. Solo cifre, al massimo 5. Nascosto, con **Mostra** / **Nascondi**. | | **Nome titolare (opzionale)** | Di chi è la casella. Compare nella colonna **Nome** e nella scelta della casella nelle regole. | Al massimo 150 caratteri. Esempio: «es. Mario Rossi» | | **Spedisci via email** | «Quando arriva un nuovo messaggio, ti arriva un'email all'indirizzo qui sotto.» | Spunta | | **Allega audio del messaggio** | «L'email contiene il file audio della registrazione come allegato.» | Spunta, attiva solo con **Spedisci via email** | | **Cancella dalla casella dopo l'invio** | «Una volta inviata l'email, il messaggio viene rimosso dalla casella vocale del centralino. Utile se vuoi ricevere tutto solo per email.» | Spunta, attiva solo con **Spedisci via email** | | **Email a cui mandarli** | «Qui arrivano i messaggi lasciati in segreteria.» | Un solo indirizzo email valido, al massimo 50 caratteri. Esempio: «es. [mario.rossi@azienda.it](mailto:mario.rossi@azienda.it)». Se è un indirizzo di esempio compare in ambra «Indirizzo di esempio: scrivi l'email vera». | **Interno** e **Codice casella** non si possono cambiare. Messaggi che puoi vedere al salvataggio: «Solo cifre, max 5.» (PIN), «Indirizzo email non valido.», e a salvataggio riuscito «Casella 201 aggiornata.». ### Regola «Segreteria telefonica» È la regola che porta le chiamate in una casella. Si aggiunge dall'editor delle regole, argomento **Notifiche**. Introduzione a video: «Il chiamante viene inoltrato alla segreteria telefonica: sente il messaggio di benvenuto e può lasciare un messaggio, inviato poi via email al titolare della casella.». | Campo | Cosa indica | Valori | | - | - | - | | **Casella vocale** | La casella che riceve il messaggio. Per ognuna si vedono il codice (con l'interno accanto, se è diverso dal codice) e, se ci sono, il nome del titolare e l'email. | Una casella, con la ricerca **Cerca per mailbox, interno, nome o email…** | Se il centralino non ha caselle compare «Nessuna casella vocale configurata per questo centralino.» con **Configura segreterie**, che apre questa pagina in una nuova scheda. Tutti i dettagli della regola sono in [Passaggi che instradano la chiamata](/centralino/regole/passaggi-chiamata). ## Da sapere * **Le caselle non si creano e non si eliminano da qui.** Nascono insieme agli interni. Per una casella in più chiedi all'assistenza. * **L'email parte solo con «Spedisci via email» spuntato** e con un indirizzo vero. Il campo si può salvare anche vuoto: con «Spedisci via email» spuntato la casella diventa **Email da completare** e i messaggi non arrivano a nessuno; senza spunta la casella risulta **Solo telefono**. * **Un solo indirizzo per casella.** Se i messaggi devono arrivare a più persone, usa un indirizzo condiviso (per esempio quello dell'ufficio). * **Dopo la segreteria, di norma, la chiamata finisce.** Le regole sotto la **Segreteria telefonica** di solito non vengono raggiunte. * **I tasti di un Menù vocale (IVR)** non portano direttamente a una segreteria: crea un servizio interno con la regola **Segreteria telefonica** e collega il tasto a quel servizio interno. Vedi [Servizi interni](/centralino/regole/servizi-interni). * **Il saluto della segreteria** (quello che sente chi chiama prima di lasciare il messaggio) non si imposta da questa pagina. * **Nel Pannello operatori** ogni operatore ha anche un interruttore **Segreteria** per il proprio interno. Vedi [Pannello operatori](/centralino/pannello-operatori). ## Domande frequenti > **Non mi arrivano le email dei messaggi. Perché?** > > Controlla in **Segreterie** la colonna **Notifiche** della casella: deve dire **Via mail**. Se dice **Solo telefono**, apri la casella e spunta **Spedisci via email**; se dice **Email da completare**, scrivi l'indirizzo vero in **Email a cui mandarli**. Controlla anche la cartella dello spam e che le regole del numero portino davvero a quella casella (regola **Segreteria telefonica**). > **Chi chiama non riesce a lasciare un messaggio.** > > Nelle regole del numero manca la **Segreteria telefonica**, oppure c'è una regola sopra che chiude la chiamata prima (per esempio **Termina chiamata**). Aggiungi la segreteria sotto la regola che fa squillare i telefoni. > **Chiamo il 300 ma la casella è vuota, eppure i messaggi arrivano per email.** > > Nella casella è spuntato **Cancella dalla casella dopo l'invio**: dopo l'email il messaggio viene tolto dalla casella. Se vuoi ascoltarli anche dal telefono, togli quella spunta e premi **Salva**. > **Ho dimenticato il PIN della segreteria.** > > Apri la casella in **Segreterie** e premi **Mostra** accanto a **PIN d'accesso** per vederlo, oppure scrivine uno nuovo e premi **Salva**. > **Dove trovo il codice della casella?** > > Nella colonna **Codice casella** dell'elenco, o nella pagina della casella sotto **Codice casella**. > **Posso mandare i messaggi a due indirizzi email?** > > No, il campo accetta un solo indirizzo. Usa un indirizzo condiviso che arrivi a tutte le persone interessate. > **Posso creare una segreteria nuova o cambiare l'interno di una casella?** > > No, non da qui: le caselle nascono con gli interni e **Interno** e **Codice casella** non si possono cambiare. Per una casella in più apri una richiesta all'assistenza. Vedi [Richieste di assistenza](/centralino/assistenza/richieste-di-assistenza). > **Posso cambiare il messaggio che sente chi chiama prima della segreteria?** > > Il pannello non ha un'impostazione per il saluto della segreteria. Se ti serve un saluto personalizzato, chiedi all'assistenza. > **Voglio la segreteria solo fuori orario.** > > In **Orari**, nel riquadro di quando il centralino è chiuso, scegli **Segreteria** e la casella. Vedi [Orari](/centralino/orari-e-chiusure/orari). > **Un collaboratore non vede Segreterie nel menu.** > > Gli serve l'accesso a **Risorse del centralino**. Lo concede il titolare dell'account. Vedi [Utenti e permessi](/centralino/account/utenti-e-permessi). ## Pagine collegate > **[Passaggi che instradano la chiamata](/centralino/regole/passaggi-chiamata)** > > La regola Segreteria telefonica e le altre. > **[Editor delle regole](/centralino/regole/editor)** > > Aggiungere, spostare ed eliminare le regole di un numero. > **[Orari](/centralino/orari-e-chiusure/orari)** > > Mandare in segreteria le chiamate fuori orario. > **[Interni](/centralino/telefoni-e-numeri/interni)** > > I telefoni del centralino, a cui appartengono le caselle. > **[Pannello operatori](/centralino/pannello-operatori)** > > La segreteria del proprio interno, accesa o spenta dall'operatore. > **[Email che ricevi](/centralino/assistenza/email-che-ricevi)** > > Le email che manda il centralino. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.