Appuntamenti fissati dall'agente

Nella sezione Appuntamenti colleghi l’agente AI a un calendario: durante la telefonata l’agente controlla gli orari davvero liberi, li propone a chi chiama e fissa l’appuntamento. A seconda del calendario può anche riconoscere chi ha già un appuntamento e spostarlo o annullarlo. Dove si trova: menu degli Agenti AI → Gestione → Agenti → Configura sull’agente → sezione Appuntamenti · https://cloud.mycentralino.com/wave/agenti Chi la vede: il titolare dell’account e i collaboratori con la sezione I tuoi moduli (vedi Utenti e permessi), quando gli Agenti AI sono attivi.

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I calendari che puoi collegare

L’agente lavora con un solo calendario alla volta. Quando ne accendi uno, gli altri si spengono da soli. In testa alla sezione leggi «L’agente consulta le disponibilità del calendario Cal.com e prenota per te.», oppure, se il Calendario MyCentralino è disponibile, «L’agente consulta le disponibilità del tuo calendario e prenota per te. Cal.com resta disponibile in alternativa.». Tutto quello che cambi qui vale solo dopo Salva agente.

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Calendario MyCentralino

«L’agente legge le disponibilità dei tuoi calendari e prenota direttamente lì, senza servizi esterni. Attivandolo, Cal.com viene disattivato.» Con l’interruttore acceso scegli Cosa può prenotare l’agente: Se nel Calendario non c’è ancora nessun tipo di appuntamento prenotabile leggi «Non c’è ancora nessun tipo di appuntamento prenotabile: creane uno nel Calendario, collegato a un calendario con i suoi orari, poi torna qui.». Un tipo di appuntamento compare solo se è collegato ad almeno un calendario attivo. I tipi che occupano più calendari insieme non si prenotano dall’agente e non compaiono qui. In fondo al riquadro: «L’agente conosce servizi e professionisti all’inizio della chiamata, propone solo orari davvero liberi e salva il numero del chiamante sulla prenotazione. Gli avvisi partono agli indirizzi del calendario prenotato.»

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Come lavora l’agente con il Calendario MyCentralino

• Propone solo orari liberi, riassunti per fasce («dalle 9 alle 13»), e non conferma niente prima che la prenotazione sia andata a buon fine.
• Chiede con chi, se il tipo di appuntamento lo prevede e lo offrono più persone; altrimenti assegna lui il primo libero.
• Chiede nome e cognome e salva sulla prenotazione il numero da cui chiama la persona e il motivo della chiamata.
• Dice la sede, se hai più sedi, prima di prenotare e nella conferma.
• Se il tipo di appuntamento va confermato dallo studio, dice che la richiesta è registrata e che verrà confermata, non «confermato».
• Riconosce chi richiama: se il numero ha già appuntamenti, l’agente li conosce e può spostarli o annullarli. Annulla solo dopo un «sì» esplicito; per spostare propone un orario libero e chiede conferma.
• Rispetta il preavviso. Se il tipo di appuntamento chiede un preavviso per annullare o spostare (Fino a quante ore prima, di serie 24 ore) e l’appuntamento è più vicino di così, l’agente non lo sposta e non lo annulla: dice che per questo caso bisogna parlare con lo studio e che la persona verrà richiamata. Il preavviso vale anche quando Chi prenota può annullare o spostare da solo è spento.
• Se non c’è nessun tipo di appuntamento prenotabile, non propone appuntamenti: prende nome e numero e dice che la persona verrà richiamata.
• La prenotazione compare nel Calendario come presa dall’agente AI. Gli avvisi via email partono agli indirizzi del calendario prenotato.

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Come faccio fissare appuntamenti all’agente nel Calendario MyCentralino

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Cal.com

Per collegare un calendario Cal.com accendi l’interruttore in alto a destra della sezione. Spento, leggi «Attiva la prenotazione per collegare il tuo calendario Cal.com.». Entrambi si trovano nel tuo account Cal.com. L’agente prenota un solo tipo di evento: quello indicato in Event Type ID.

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Come lavora l’agente con Cal.com

• Controlla le disponibilità del tipo di evento e propone solo gli orari restituiti da Cal.com.
• Conferma data, ora e nome con chi chiama, poi prenota. Sulla prenotazione mette il nome detto da chi chiama e il suo numero.
• Con Cal.com l’agente prenota soltanto: non sposta e non annulla appuntamenti già presi.

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Come collego Cal.com

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Agenda AlfaDocs

«L’agente riconosce il paziente dal numero, propone gli orari liberi dell’agenda AlfaDocs e fissa, sposta o annulla le visite direttamente lì. Attivandolo, gli altri calendari vengono disattivati.» Con l’interruttore acceso compaiono: Sotto i medici: «Gli orari li prende dall’agenda di ciascun medico in AlfaDocs: un medico senza orari non avrà mai posti liberi. Chi non è spuntato non compare al telefono.» In fondo: «Con chiamata anonima l’agente non prenota e lo dice al chiamante. Il paziente nuovo viene creato in AlfaDocs con nome, cognome e numero; la visita nasce già confermata in agenda.» Se in AlfaDocs non ci sono medici attivi leggi «Nessun medico attivo in AlfaDocs: aggiungi gli operatori e i loro orari nel gestionale, poi torna qui.».

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Come lavora l’agente con AlfaDocs

• Riconosce il paziente dal numero da cui chiama e conosce le sue visite già in agenda: può spostarle o annullarle, sempre dopo un «sì» esplicito.
• Chiede il tipo di visita e, se più medici la fanno, con quale medico.
• Per un paziente nuovo chiede nome e cognome: la scheda viene creata in AlfaDocs con questi dati e il numero.
• Con un numero nascosto non prenota: spiega che le prenotazioni al telefono si fanno chiamando con il numero visibile.

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Come faccio prenotare le visite in AlfaDocs

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Da sapere

• Un calendario alla volta. Accendere Calendario MyCentralino, Cal.com o agenda AlfaDocs spegne gli altri due.
• L’agente non chiede l’indirizzo email a chi chiama: chi prenota al telefono non riceve un’email di conferma dall’agente.
• Nel menu delle sezioni, Appuntamenti mostra Attivo quando sono accesi Cal.com o il Calendario MyCentralino. Con l’agenda AlfaDocs la scritta non compare: per sapere se è accesa, apri la sezione e guarda l’interruttore del riquadro.
• Per prenotare bene serve il modello Claude Haiku 4.5 (consigliato) in Identità e copione: i modelli più leggeri a volte confermano senza aver controllato il calendario. Vedi Istruzioni e voce.
• Ogni prenotazione presa dall’agente si ritrova anche nella trascrizione della chiamata, nello Storico chiamate, con le azioni «Verifica disponibilità calendario» e «Prenotazione appuntamento».

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Domande frequenti

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