Dopo la chiamata: riassunti, dati e collegamenti

Questa pagina spiega cosa fa l’agente AI con le informazioni di una chiamata: il riassunto che ti arriva per email o WhatsApp a chiamata finita, i dati che l’agente estrae da ogni conversazione, l’invio automatico al tuo gestionale e i collegamenti con i tuoi sistemi durante la chiamata. Riguarda le sezioni Post-chiamata, Raccolta dati, WhatsApp e Custom API della configurazione dell’agente. Dove si trova: menu degli Agenti AI → Gestione → Agenti → Configura sull’agente → sezioni Post-chiamata, Raccolta dati, WhatsApp, Custom API · https://cloud.mycentralino.com/wave/agenti Chi la vede: il titolare dell’account e i collaboratori con la sezione I tuoi moduli (vedi Utenti e permessi), quando gli Agenti AI sono attivi.

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Post-chiamata

«Cosa succede appena la chiamata finisce: riepiloghi e invio dati.» La sezione ha due parti: Notifiche (riepilogo via WhatsApp e via email) e Webhook.

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Riepilogo via email

«Riassunto e trascrizione della chiamata.» Accendi l’interruttore e scrivi gli indirizzi. L’email ha come oggetto il numero di chi ha chiamato (con il nome, se il numero è nella tua Rubrica), il nome dell’agente e «Riassunto chiamata». Dentro trovi:

• numero e nome di chi ha chiamato, agente, durata, direzione (in entrata o in uscita) ed esito;
• il Riassunto della conversazione, in italiano;
• i Dati Estratti: i campi della Raccolta dati con il loro valore, e la riga Risposta dopo un trasferimento (vedi sotto);
• la Trascrizione completa, frase per frase, con il minuto;
• in fondo il codice della conversazione.

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Riepilogo via WhatsApp

«Un messaggio con il riassunto della chiamata.» Accendi l’interruttore e compila: Il messaggio contiene il numero di chi ha chiamato (con il nome, se è in rubrica), il nome dell’agente, il riassunto e i dati estratti. Il messaggio non contiene la trascrizione. Per scegliere un tuo profilo serve il modulo WhatsApp collegato al centralino (vedi WhatsApp). Se scegli un profilo che non è di questo centralino leggi «Per i riassunti scegli un numero WhatsApp di questo centralino.».

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La riga «Risposta» dopo un trasferimento

Quando l’agente ha passato la chiamata a un numero e l’esito si può verificare, i dati del riassunto hanno una riga in più, Risposta:

• «Sì» seguito dal numero che ha risposto;
• «No» seguito dai numeri provati e dal motivo (per esempio occupato o nessuna risposta).

Se l’esito non si può verificare, per esempio quando la chiamata va a una coda, la riga non compare. Se hai già un campo della Raccolta dati chiamato «Risposta», resta il tuo.

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Come ricevo il riassunto di ogni chiamata via email

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Come ricevo il riassunto su WhatsApp

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Il tuo server email

Senza impostazioni i riassunti arrivano da no-reply@mycentralino.com. Se vuoi che partano dalla casella della tua azienda, con il tuo nome come mittente, configura il tuo server di posta. Nel riquadro Mittente di Riepilogo via email premi Usa il tuo server email (oppure Modifica, se l’hai già impostato). Si apre la finestra Server email, con la scritta «Vale per tutti i tuoi agenti AI»: il mittente è uno solo per tutto il centralino, anche se la finestra si apre dalla configurazione di un agente. Sotto i campi l’avviso: «L’indirizzo del mittente deve essere una casella del dominio che il server è autorizzato a spedire. Se non lo è, le email arrivano ma finiscono nella posta indesiderata.» I dati del server (nome, porta, cifratura, utente, password) li trovi nelle impostazioni della tua casella o li chiedi a chi gestisce la tua posta.

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Come faccio partire i riassunti dalla mia casella

Salva controlla che i dati siano scritti bene, ma non spedisce niente: per sapere se il server accetta davvero le email usa Invia una prova. Anche se la prova non riesce, la configurazione resta salvata e attiva: correggi i dati e riprova, oppure torna al mittente MyCentralino (vedi qui sotto). Nel frattempo, quando il tuo server rifiuta l’invio, i riassunti partono comunque da no-reply@mycentralino.com. Per tornare al mittente di MyCentralino apri la finestra e premi Torna al mittente MyCentralino: leggi «Le email tornano al mittente MyCentralino.». I dati che avevi inserito restano salvati, nel caso tu voglia riattivarli.

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Messaggi del server email

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Webhook: i dati al tuo gestionale

«A fine chiamata inviamo al tuo endpoint riassunto, dati raccolti e trascrizione.» Serve se hai un gestionale o un CRM che può ricevere dati da internet: appena la telefonata finisce, gli arrivano da soli numero di chi ha chiamato, riassunto, dati raccolti e trascrizione. Di solito lo imposta il tuo tecnico o il fornitore del gestionale. Prima di accenderlo premi Come funziona: si apre la guida Cosa riceve il tuo endpoint, in 5 pagine (Indietro, Avanti, Ho capito), con tutti i dettagli tecnici da dare al tuo tecnico. Se accendi il webhook ma lasci vuoto URL del webhook, al salvataggio non viene registrato niente e alla riapertura l’interruttore risulta spento. Cose da sapere, scritte anche nella guida Come funziona:

• l’invio è uno solo per chiamata e non viene ripetuto se il tuo sistema non risponde entro 15 secondi: i dati restano comunque nello Storico chiamate;
• vale per questo agente: per collegare più agenti, accendilo su ognuno (anche verso lo stesso indirizzo);
• se la chiamata passa da un agente a un altro, l’invio è uno solo e lo fa l’agente che ha chiuso la conversazione.

Se l’indirizzo non va bene, al salvataggio leggi «Webhook dopo la chiamata:» seguito dal motivo, per esempio «L’indirizzo deve iniziare con https://», «Indirizzo non trovato. Controlla di averlo scritto bene.» oppure «Indirizzo non ammesso: deve essere raggiungibile da internet.».

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Raccolta dati

«Campi che l’agente estrae da ogni conversazione (li ritrovi nel dettaglio chiamata).» Servono per avere sempre le stesse informazioni da ogni chiamata, già pronte: il motivo, se va richiamato, se ha fissato un appuntamento. Premi + Campo per ogni informazione: Rimuovi toglie il campo. Senza campi leggi «Nessun campo: l’agente non estrae dati aggiuntivi.». I campi senza nome non vengono salvati. I valori li ritrovi:

• nel dettaglio della chiamata, nello Storico chiamate, alla voce Dati raccolti, con il valore («Sì», «No», un testo o «Non rilevato») e la motivazione;
• nei Dati Estratti dei riepiloghi via email e WhatsApp;
• nei dati inviati dal Webhook.

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Esempi di campi utili

Il nome del campo compare così com’è nelle email e nei messaggi: sceglilo leggibile, in minuscolo con il trattino basso al posto degli spazi, come negli esempi. Usa nomi diversi per ogni campo. Nella colonna Cosa deve estrarre spiega bene cosa vuoi e quando la risposta è «Sì».

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WhatsApp durante la chiamata

«L’agente può inviare messaggi WhatsApp al chiamante durante la conversazione.» Per esempio l’indirizzo dello studio, un link o un riepilogo di quanto detto. L’interruttore in alto a destra della sezione lo accende; spento leggi «Attiva l’invio per scegliere il profilo WhatsApp da usare.».

• Scegli sempre il profilo: con l’interruttore acceso ma senza profilo, l’invio non viene attivato e alla riapertura risulta spento.
• Scrivi nel copione quando mandare il messaggio e cosa scriverci, per esempio «Se il cliente chiede dove siamo, mandagli su WhatsApp l’indirizzo e il link della mappa».
• Se il profilo non è di questo centralino leggi «Scegli un numero WhatsApp di questo centralino.».
• Ogni messaggio inviato compare nella trascrizione dello Storico chiamate come «Invio messaggio WhatsApp».

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Custom API: collegare i tuoi sistemi durante la chiamata

«Collega i tuoi endpoint: l’agente li chiama durante la conversazione.» Serve a chi ha un gestionale o un sito con un’interfaccia di collegamento (API): l’agente può, per esempio, controllare lo stato di un ordine o registrare una richiesta mentre parla con il cliente. Va configurata da un tecnico o da uno sviluppatore. Premi + Nuovo strumento. Senza strumenti leggi «Nessuno strumento collegato.». Per ogni strumento: Rimuovi strumento lo toglie. Uno strumento senza nome o senza indirizzo non viene salvato. Per il tecnico:

• con GET, POST, PUT e PATCH, oltre ai parametri arrivano sempre il numero di chi chiama (phone) e il codice della conversazione (conversation_id): l’agente non li chiede a voce;
• con GET i dati arrivano nell’indirizzo, con POST, PUT e PATCH nel corpo della richiesta in formato JSON; con DELETE non arriva nessun dato: l’indirizzo viene chiamato così com’è;
• il tuo endpoint deve rispondere entro 15 secondi: oltre, la richiesta viene interrotta e l’agente riceve un errore (anche se nella sezione c’è scritto «fino a 20 secondi»);
• se il tuo sistema non trova niente, l’agente lo dice con semplicità e chiede come procedere; è istruito a non inventare risultati.

Errori possibili al salvataggio, preceduti dal nome dello strumento: «L’indirizzo deve iniziare con https://», «Indirizzo non ammesso: deve essere raggiungibile da internet.», «Indirizzo non trovato. Controlla di averlo scritto bene.».

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Da sapere

• Dopo un Passaggio a un altro agente, riepiloghi e webhook partono solo dall’ultimo agente della chiamata, con le sue impostazioni. Se l’ultimo agente non ha destinatari, non parte niente. Vedi Trasferimenti.
• Riepiloghi e dati raccolti restano consultabili nello Storico chiamate per il periodo di Conservazione delle conversazioni scelto nell’agente.
• Il riassunto è generato dall’intelligenza artificiale: per le decisioni importanti controlla la trascrizione o riascolta la registrazione.

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Domande frequenti

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