https://cloud.mycentralino.com/rubrica
Ci arrivi anche dalla pagina Risorse del centralino (https://cloud.mycentralino.com/configurazione), nel gruppo Strumenti.
Chi la vede: il titolare dell’account, sempre. Un collaboratore solo se gli hai dato accesso a Risorse del centralino: senza quel permesso la voce non compare nel menu e l’indirizzo risponde con accesso negato. Non serve nessun modulo. Gli stessi contatti si vedono e si modificano anche nel Pannello operatori, alla voce Rubrica.
Cosa trovi nella pagina
L’elenco dei contatti
In alto il titolo Rubrica con il conteggio (per esempio «120 contatti»; durante una ricerca «N risultati»), la frase «I contatti noti al centralino: il nome compare al posto del numero su chiamate e log.» e tre bottoni:- Esporta, un menu con CSV, Excel, PDF / Stampa e, separato, Svuota la rubrica…. È spento quando la rubrica è vuota;
- Importa, che apre la pagina Importa contatti;
- Nuovo contatto, che apre il pannello per aggiungere un contatto.
Un clic su una riga (o sulla matita) apre il contatto nel pannello laterale. I contatti sono 100 per pagina: in fondo trovi «N contatti», oppure «1–100 di N contatti» con i numeri di pagina. Sul telefono ogni riga diventa una scheda.
Se la rubrica è vuota compare «Rubrica vuota» con «Aggiungi il primo contatto: il suo nome comparirà al posto del numero su chiamate e log.» e il collegamento Nuovo contatto →. Se la ricerca non trova niente compare «Nessun contatto per questa ricerca» con «Prova con altri termini.».
Il pannello del contatto
Nuovo contatto o un clic su una riga aprono da destra un pannello sopra l’elenco: in alto «Rubrica» e il titolo Nuovo contatto (o il nome del contatto), con la X per chiudere. Contiene i campi Numero, Nome, Azienda (facoltativa) e Note (facoltative), e in fondo Annulla e Salva. Dopo Salva il pannello si chiude e l’elenco si aggiorna. Lo stesso contatto si apre anche come pagina a sé: con Apri contatto dalle chiamate ricevute (per un contatto già in rubrica) oppure con Nuovo contatto → quando la rubrica è vuota (https://cloud.mycentralino.com/rubrica/nuovo). La pagina ha gli stessi campi, i bottoni Annulla e Salva in alto e la barra Modifiche non salvate in basso quando cambi qualcosa.
Come fare
Come aggiungo un contatto
1
Apri la Rubrica
Menu → Risorse centralino → Strumenti → Rubrica.
2
Premi Nuovo contatto
Si apre il pannello Nuovo contatto.
3
Scrivi numero e nome
In Numero scrivi il numero, per esempio
3351234567: spazi, trattini e +39 vengono tolti da soli. In Nome scrivi il nome che vuoi vedere, per esempio Mario Rossi.4
Azienda e note, se servono
Azienda (facoltativa) e Note (facoltative) si possono lasciare vuote. Le note non compaiono sul telefono.
5
Salva
Premi Salva. Il pannello si chiude e il contatto compare nell’elenco.
Come faccio comparire il nome di chi chiama sul telefono
Nelle chiamate ricevute il nome compare da solo. Sul display dei telefoni serve una regola in più.1
Aggiungi il contatto
Il numero di chi chiama deve essere in rubrica (vedi sopra).
2
Apri le regole del numero
Menu → Regole chiamate → Numeri di telefono (
https://cloud.mycentralino.com/regole) e clicca il numero su cui arrivano le chiamate.3
Aggiungi la regola in cima
Premi il + subito sotto Chiamata in arrivo, così la regola va prima di quelle che fanno squillare i telefoni. Se il numero non ha ancora regole, premi Aggiungi la prima regola.
4
Scegli Attiva ricerca in rubrica
Nella finestra Aggiungi regola apri l’argomento Dettagli chiamata e clicca Attiva ricerca in rubrica. Ha l’etichetta Si aggiunge subito: compare nello schema senza altri passaggi. Le modifiche alle regole valgono subito.
Il nome sul display dipende dal modello di telefono: alcuni non lo mostrano. Non ha effetto sulle chiamate inoltrate ai cellulari.
Come salvo in rubrica uno che mi ha appena chiamato
1
Apri le chiamate ricevute
Menu → Monitoraggio → Chiamate ricevute.
2
Premi Aggiungi in rubrica
Sulla riga della chiamata premi l’icona Aggiungi in rubrica (c’è solo per i numeri non anonimi e non ancora in rubrica), oppure apri il dettaglio della chiamata e premi Aggiungi in rubrica.
3
Scrivi il nome
Si apre la finestra Aggiungi il chiamante in rubrica con il Numero già scritto. Scrivi il Nome; Azienda e Note sono facoltative.
4
Salva
Premi Salva contatto.
Come modifico o elimino un contatto
- Modifica: clicca la riga (o la matita), cambia i campi e premi Salva. Il pannello si chiude e l’elenco mostra i dati nuovi.
- Elimina: premi il cestino. La finestra Elimina contatto dice «Stai per eliminare il contatto «Mario Rossi». L’azione non è reversibile.». Premi Elimina (oppure Annulla).
Come importo i contatti da un file
1
Prepara il file
In Excel metti le colonne in quest’ordine: Nome, Numero, Azienda, Note. Imposta la colonna dei numeri come Testo, altrimenti lo zero iniziale si perde, e scrivi i numeri italiani senza
+39. Salva come CSV con il punto e virgola come separatore.2
Apri Importa
In Rubrica premi Importa. Si apre la pagina Importa contatti (
https://cloud.mycentralino.com/rubrica/importa).3
Carica il file
Nel passo 1 Carica file clicca Clicca per scegliere un file CSV, scegli il file e premi Carica e verifica.
4
Controlla l'anteprima
Nel passo 2 Anteprima controlla la tabella. Se qualcosa non va premi Carica altro file.
5
Conferma
Premi Conferma importazione. Il passo 3 Completato dice quanti contatti sono stati Inseriti, quanti erano Duplicati e quanti avevano Errori.
Come faccio una copia della rubrica
Premi Esporta e scegli CSV o Excel: il file si scarica con il nomerubrica_ seguito dalla data. PDF / Stampa apre l’elenco in una nuova scheda, pronto da stampare. Se nella ricerca hai scritto qualcosa, il file contiene solo i contatti trovati. Per poter reimportare i contatti usa CSV.
Come svuoto la rubrica
1
Fai prima una copia
Esporta → CSV: è il file che si reimporta così com’è con Importa, l’unico modo per recuperare i contatti dopo. La copia Excel serve per consultare i contatti; per reimportarla va prima salvata come CSV con il punto e virgola.
2
Apri Svuota la rubrica
Esporta → Svuota la rubrica…. La finestra Svuota rubrica dice «Stai per eliminare tutti i N contatti della rubrica. Non si può annullare.».
3
Conferma
Nel campo Per confermare scrivi SVUOTA scrivi
SVUOTA: il bottone Sì, elimina tutto si accende. Premilo: la finestra si chiude e l’elenco si svuota.I campi
Contatto
Messaggi che puoi vedere al salvataggio: «Il numero può contenere solo cifre (spazi, trattini e +39 li togliamo noi).», «Esiste già un contatto con questo numero.».
File da importare
Messaggi che puoi vedere: «Il file non contiene righe valide.», «Troppi contatti: N / 1000.», «Limite massimo di 3000 contatti raggiunto.», «Errore nella lettura del file.».
Da sapere
- Un numero, un contatto. Ogni numero può stare in rubrica una sola volta.
- Il nome nelle chiamate compare da solo. In Chiamate ricevute, Chiamate effettuate e Da richiamare accanto al numero compare il nome del contatto, senza bisogno di regole.
- Per il nome sul telefono serve la regola. Sul display dei telefoni il nome compare solo se nelle regole del numero chiamato c’è Attiva ricerca in rubrica, prima delle regole che fanno squillare.
- Il file esportato in CSV si reimporta così com’è, sia qui sia in un elenco di Numeri bloccati.
- Excel e lo zero iniziale. Se apri o prepari il file con Excel, la colonna dei numeri va impostata come Testo: altrimenti
0212345678diventa212345678. - Il limite di 3000 contatti vale per l’importazione: se la rubrica è già piena l’importazione si ferma, e se il file la supera vengono importati solo i contatti che ci stanno.
Domande frequenti
Il nome non compare sul display del telefono.
Il nome non compare sul display del telefono.
Nelle regole del numero chiamato manca Attiva ricerca in rubrica, oppure è sotto la regola che fa squillare i telefoni: spostala in cima. Alcuni modelli di telefono non mostrano il nome, e sulle chiamate inoltrate ai cellulari non ha effetto.
Compare «Esiste già un contatto con questo numero.»
Compare «Esiste già un contatto con questo numero.»
Quel numero è già in rubrica. Cercalo con Cerca nome o numero… e modifica il contatto esistente.
Devo scrivere il +39?
Devo scrivere il +39?
No. Scrivendo a mano il
+39 viene tolto da solo. Nei file da importare scrivi i numeri italiani senza prefisso: lì il +39 non viene tolto.L'importazione dice «Il file non contiene righe valide.»
L'importazione dice «Il file non contiene righe valide.»
Di solito il separatore non è il punto e virgola, oppure manca il nome o il numero. Controlla che ogni riga sia come
Mario Rossi;3351234567 e salva di nuovo il file come CSV con il punto e virgola.Dopo l'importazione ai numeri manca lo zero iniziale.
Dopo l'importazione ai numeri manca lo zero iniziale.
Excel lo ha tolto prima del salvataggio. Imposta la colonna dei numeri come Testo, correggi i numeri e importa di nuovo. I contatti sbagliati vanno corretti o eliminati a mano.
Ho svuotato la rubrica per errore. Posso recuperarla?
Ho svuotato la rubrica per errore. Posso recuperarla?
Dal pannello no: l’operazione non si annulla. Se avevi esportato una copia in CSV, reimportala con Importa.
Posso esportare solo una parte dei contatti?
Posso esportare solo una parte dei contatti?
Sì: scrivi qualcosa in Cerca nome o numero… e poi premi Esporta. Il file contiene solo i contatti trovati.
Gli operatori possono usare la rubrica?
Gli operatori possono usare la rubrica?
Sì: nel Pannello operatori c’è la voce Rubrica con gli stessi contatti. Vedi Pannello operatori.
Posso usare la rubrica per bloccare dei numeri?
Posso usare la rubrica per bloccare dei numeri?
La rubrica non blocca. Puoi però esportarla in CSV e importare il file in un elenco di Numeri bloccati.
Pagine collegate
Orari, filtri e dettagli della chiamata
La regola Attiva ricerca in rubrica.
Chiamate ricevute
Chi ha chiamato, e il pulsante Aggiungi in rubrica.
Numeri bloccati
Elenchi di numeri da rifiutare, anche importati dalla rubrica.
Pannello operatori
La rubrica per chi risponde al telefono.
Editor delle regole
Aggiungere e spostare le regole di un numero.
Utenti e permessi
Chi può vedere le Risorse del centralino.