https://cloud.mycentralino.com/code
Si arriva qui anche dalla pagina Risorse del centralino (https://cloud.mycentralino.com/configurazione), zona Instradamento chiamate.
Chi la vede: il titolare dell’account, sempre. Un collaboratore solo se gli hai dato accesso a Risorse del centralino: senza quel permesso la voce non compare nel menu e l’indirizzo risponde con accesso negato. Non serve nessun modulo.
Una coda da sola non riceve chiamate. Funziona solo quando qualcosa la usa: di solito la regola Inoltra la chiamata a una coda di ricezione sul tuo numero, oppure un tasto di un menù vocale, la chiusura di un orario o un interruttore. Finché non è collegata, nell’elenco la colonna Collegata a dice «Non collegata · non riceve chiamate».
Cosa trovi nella pagina
L’elenco delle code
In alto il titolo Code di ricezione con il conteggio (per esempio «3 code»; durante una ricerca «N risultati»), la frase «Le code di ricezione che distribuiscono le chiamate in arrivo agli operatori.» e il bottone Nuova coda. Se qualcosa non va, in cima all’elenco compare un riquadro ambra (non durante una ricerca):- «N code ricevono chiamate ma non hanno operatori: chi chiama resta senza risposta.» (al singolare «1 coda riceve chiamate ma non ha operatori…»);
- «N code non sono collegate a nessun numero e non ricevono chiamate.».
Se non hai ancora code la tabella dice «Nessuna coda configurata · Crea la prima coda per distribuire le chiamate tra più operatori.» con Nuova coda →. Se la ricerca non trova niente: «Nessuna coda per questa ricerca».
L'elenco delle Code di ricezione
La pagina di una coda
In testa il nome della coda, la frase «Scegli chi risponde, la strategia di squillo e gli annunci al chiamante.» e i bottoni Annulla e Salva (anche con la tastiera: Ctrl S, su Mac ⌘S). La pagina è divisa in parti:- Nome coda: su una coda esistente è in sola lettura («Il nome della coda non può essere modificato dopo la creazione.»).
- 1 · Operatori — «Chi risponde alle chiamate che entrano in coda.»: una casella per ogni interno, con numero e nome, e il contatore «N / M interni selezionati». Con più di 6 interni compare la ricerca Cerca un interno per numero o nome….
- 2 · Comportamento della coda — «Come vengono chiamati gli operatori e cosa succede a chi aspetta.», in due zone: Chi squilla, e per quanto e Quanto si aspetta.
- Impostazioni avanzate — «Annunci a chi aspetta, email di avviso, comportamento al riaggancio.»: un riquadro chiuso all’apertura, con il contatore «N attive». Si apre con un clic.
La pagina di una coda: operatori e comportamento
Come fare
Come creo una coda
1
Premi Nuova coda
Si apre la finestra Nuova coda: «Assegna un nome alla coda. Potrai aggiungere operatori e impostare la strategia subito dopo.».
2
Scrivi il nome
In Nome coda scrivi per esempio
COMMERCIALE: lettere, numeri, trattino e trattino basso, niente spazi, al massimo 40 caratteri. Il nome non si potrà cambiare dopo.3
Premi Crea e configura
La coda viene creata con le impostazioni proposte e si apre la sua pagina.
4
Scegli gli operatori
In 1 · Operatori spunta gli interni che devono rispondere.
5
Scegli come squillano
In Ordine con cui squillano gli operatori scegli per esempio Tutti insieme, poi la durata dello squillo.
6
Scegli quanto si aspetta e cosa si sente
Imposta Tempo massimo in attesa (per esempio 1 minuto) e la Musica d’attesa.
7
Premi Salva
Conferma: «Coda “nome” salvata.».
8
Collega la coda al tuo numero
In Regole chiamate apri il numero, premi Aggiungi regola, scegli Inoltra la chiamata a una coda di ricezione, seleziona la coda e premi Aggiungi regola.
9
Prevedi cosa succede se nessuno risponde
Subito dopo la coda aggiungi una regola di riserva, per esempio la segreteria: quando scade il tempo massimo la chiamata prosegue lì.
Come aggiungo o tolgo un operatore
1
Apri la coda
2
Spunta o togli la spunta
In 1 · Operatori, sulla casella dell’interno.
3
Premi Salva
Come faccio squillare un operatore alla volta
1
Apri la coda
2
Scegli l'ordine
In Ordine con cui squillano gli operatori scegli A rotazione, Casuale o Meno chiamate.
3
Scegli per quanto squilla ciascuno
Nel campo della durata dello squillo, sotto le strategie, scegli Normale o Lungo. Con queste strategie il campo si intitola Per quanto squilla ogni operatore prima di passare al prossimo (l’etichetta può aggiornarsi solo dopo la tua azione successiva, per esempio quando spunti un operatore o salvi).
4
Premi Salva
Come cambio la musica che sente chi aspetta
Apri la coda, in Musica d’attesa scegli una delle musiche e premi Salva. Per usare una musica tua: caricala in Messaggi audio, assegnala a un profilo in Musica d’attesa (per esempio Musica 1) e nella coda scegli Personalizzata #1.Come ricevo un’email quando qualcuno riattacca mentre aspetta
1
Apri la coda e poi Impostazioni avanzate
2
Scrivi l'indirizzo
In Email notifica abbandono scrivi un solo indirizzo email.
3
Premi Salva
Per smettere di riceverle, svuota il campo e salva.
Come tolgo l’annuncio della posizione in coda
Apri la coda → Impostazioni avanzate → togli la spunta a Annuncia la posizione in coda → Salva. Togliere l’annuncio cambia anche la durata dello squillo scelta in Normale o Lungo: con Tutti insieme lo squillo di ogni operatore diventa più breve. Se ti sembra troppo breve, scegli Lungo.Come elimino una coda
1
Premi il cestino sulla riga della coda
Si apre Elimina coda: «Stai per eliminare la coda «nome». L’azione non è reversibile.».
2
Leggi l'avviso
Se la coda è usata nelle regole di un numero o di un servizio interno, un riquadro avvisa che quei numeri non riusciranno più a distribuire le chiamate agli operatori finché non li riconfiguri, e li elenca. La finestra non avvisa se la coda è usata solo da un tasto di un menù vocale, da un orario, da una chiusura per ferie o da un interruttore: prima di eliminare controlla la colonna Collegata a.
3
Premi Elimina
La coda sparisce dall’elenco.
I campi
Finestra «Nuova coda»
Messaggi possibili: «Il nome è obbligatorio.», «Usa solo lettere, numeri, _ e -.», «Esiste già una coda con questo nome.».
1 · Operatori
Se non selezioni nessuno compare l’avviso «Nessun operatore selezionato. Le chiamate in coda non potranno essere inoltrate.». Se il centralino non ha interni: «Nessun interno SIP configurato.»; prima va creato almeno un interno in Interni.
2 · Comportamento della coda
Accanto alle musiche già pronte l’elenco riporta un’indicazione di anteprima, per esempio «Business 1 (anteprima: chiama 310)». Con Squilla (no musica) chi aspetta sente lo squillo invece della musica. Le Personalizzata suonano il file che hai assegnato al profilo corrispondente in Musica d’attesa.
Se una coda creata in passato ha un tempo d’attesa che non è tra quelli dell’elenco, compare con accanto «(legacy)»: puoi lasciarlo o sceglierne uno dell’elenco.
Impostazioni avanzate
Zona Annunci al chiamante:
Zona Notifiche:
Se l’indirizzo email non è valido compare «Scrivi un indirizzo email valido, es. nome@azienda.it» e il riquadro Impostazioni avanzate si apre da solo.
Da sapere
- Gli operatori sono gli interni del centralino: telefoni fissi, app sul cellulare o sul computer. Un interno può stare in più code.
- Le impostazioni sono della coda, non della regola. La regola Inoltra la chiamata a una coda di ricezione sceglie solo la coda («Il timeout e tutti gli altri parametri sono quelli configurati nella coda.»). Quando salvi la coda, le regole dei numeri e dei servizi interni che la usano si aggiornano. Nel pannello della regola, per ogni coda, vedi quanti operatori ha e l’«attesa max» in secondi.
- Dopo la coda serve una riserva. Quando scade il Tempo massimo in attesa, o se la coda è piena, la chiamata prosegue con la regola successiva del numero. Metti dopo la coda una segreteria o un inoltro: vedi Segreterie.
- Una coda senza operatori lascia chi chiama senza risposta: il riquadro ambra in cima all’elenco te lo segnala.
- Il nome non si cambia. Per un nome diverso crea una nuova coda, mettila nelle regole al posto della vecchia ed elimina la vecchia.
- Le statistiche delle code sono in Analisi chiamate code.
Domande frequenti
Nessuno risponde: il cliente resta in attesa all'infinito?
Nessuno risponde: il cliente resta in attesa all'infinito?
No. Dopo il Tempo massimo in attesa la chiamata esce dalla coda e prosegue con la regola successiva. Controlla che nelle regole del numero, dopo la coda, ci sia una regola di riserva (per esempio la segreteria).
Nell'elenco vedo «Nessun operatore · nessuno risponde».
Nell'elenco vedo «Nessun operatore · nessuno risponde».
La coda riceve chiamate ma non ha interni selezionati. Aprila, spunta almeno un operatore in 1 · Operatori e premi Salva.
Vedo «Non collegata · non riceve chiamate».
Vedo «Non collegata · non riceve chiamate».
Nessun numero, menù, orario o interruttore la usa. In Regole chiamate apri il numero e aggiungi la regola Inoltra la chiamata a una coda di ricezione.
Un operatore è già al telefono: gli arriva un'altra chiamata della coda?
Un operatore è già al telefono: gli arriva un'altra chiamata della coda?
Solo se nella coda è attiva Squilla anche se l’interno è occupato (in Impostazioni avanzate).
Che differenza c'è tra «Tutti insieme» e «A rotazione»?
Che differenza c'è tra «Tutti insieme» e «A rotazione»?
Con Tutti insieme squillano tutti gli operatori nello stesso momento e risponde il primo che alza. Con A rotazione squilla un operatore alla volta, a turno; se non risponde entro la durata scelta, la chiamata passa al prossimo.
Posso cambiare il nome di una coda?
Posso cambiare il nome di una coda?
No. Crea una nuova coda, aggiorna le regole che usavano la vecchia ed elimina la vecchia.
La finestra Nuova coda mi dà «Usa solo lettere, numeri, _ e -.».
La finestra Nuova coda mi dà «Usa solo lettere, numeri, _ e -.».
Il nome contiene spazi, accenti o simboli. Usa per esempio
UFFICIO_TECNICO al posto di «Ufficio Tecnico».Ho cambiato le impostazioni della coda: devo rifare la regola?
Ho cambiato le impostazioni della coda: devo rifare la regola?
No. Quando salvi la coda, le regole dei numeri e dei servizi interni che la usano si aggiornano.
Posso mettere una musica mia nell'attesa?
Posso mettere una musica mia nell'attesa?
Sì: caricala in Messaggi audio, assegnala a un profilo in Musica d’attesa e nella coda scegli Personalizzata con lo stesso numero. Vedi Musica d’attesa.
Come smetto di ricevere le email di abbandono?
Come smetto di ricevere le email di abbandono?
Apri la coda → Impostazioni avanzate, svuota Email notifica abbandono e premi Salva.
Pagine collegate
Far squillare più telefoni
La coda dall’inizio alla fine, con le prove.
Passaggi che instradano la chiamata
La regola Inoltra la chiamata a una coda di ricezione.
Musica d'attesa
La tua musica nell’attesa di una coda.
Menù vocali (IVR)
Una coda dietro ogni tasto.
Interni
I telefoni che fanno da operatori.
Analisi chiamate code
Come vanno le tue code.