Reperibilità

Con la Reperibilità le chiamate di emergenza, per esempio di notte o nel weekend, arrivano al cellulare di chi è di turno. Se il primo non risponde, il centralino chiama il secondo, poi il terzo, finché qualcuno risponde. Dove si trova: Menu → I tuoi moduli → Organizzazione → Reperibilità · https://cloud.mycentralino.com/reperibilita Chi la vede: il titolare dell’account. Un collaboratore solo se gli hai dato il permesso I tuoi moduli (vedi Utenti e permessi).

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Come funziona

Tre pezzi lavorano insieme:

1. Gli operatori reperibili. Un elenco unico di persone, ognuna con nome, numero da chiamare e timer di risposta (per quanti secondi squilla il suo telefono). Vale per tutti i gruppi.
2. I gruppi di reperibilità. Un gruppo è un turno, per esempio «Turno Notturno» o «Weekend». Ha un calendario: per ogni giorno una o più fasce orarie (dalle… alle…) e, in ogni fascia, l’elenco in ordine delle persone da chiamare.
3. La regola «Gestione reperibilità». Nelle Regole delle chiamate di un numero o di un servizio, punta al gruppo. È lei che fa partire le chiamate ai reperibili.

Quando una chiamata arriva alla regola, il centralino guarda la fascia del gruppo in corso in quel momento e prova il primo reperibile per i suoi secondi, poi il secondo, e così via. Se nessuno risponde, la chiamata prosegue con la regola successiva.

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Cosa trovi nella pagina

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La pagina «Reperibilità» (elenco dei gruppi)

In alto il titolo Reperibilità e il riepilogo «N gruppi · M operatori». A destra:

• il campo Cerca gruppo o operatore…: cerca nel nome del gruppo e tra le persone di turno in quel momento;
• il bottone ⓘ (Cos’è?), che apre da destra un riassunto di come si usa il modulo;
• Operatori (M), che apre l’elenco degli operatori reperibili;
• Nuovo gruppo.

Sotto c’è la tabella dei gruppi. Sul telefono ogni gruppo diventa una scheda con nome, chi è di turno, stato e azioni.

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Le frasi della colonna «Di turno»

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Gli stati

Senza gruppi la pagina dice «Nessun gruppo di reperibilità configurato» e offre Crea primo gruppo. Se la ricerca non trova niente: «Nessun gruppo per questa ricerca» con «Prova con altri termini, o rimuovi il filtro.».

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La pagina «Operatori reperibili»

Si apre con Operatori (M) · https://cloud.mycentralino.com/reperibilita/operatori In alto «Catalogo condiviso fra tutti i gruppi del centralino» con il numero di operatori, e il bottone Nuovo operatore. La tabella ha le colonne Nome (un clic apre la modifica), Numero da chiamare, Timer (in secondi), Email e Username PWA. In fondo a ogni riga le icone Modifica, Credenziali ed Elimina. Senza operatori: «Nessun operatore configurato» con Crea primo operatore.

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La configurazione di un gruppo

Si apre con un clic sul nome del gruppo o sull’icona Configura · https://cloud.mycentralino.com/reperibilita/…/configura In testa il nome del gruppo, la riga «Gruppo di reperibilità — slot calendario: N» (con «(non ancora configurato)» se è vuoto), i bottoni Operatori (N) e, se il calendario esiste già, Rigenera calendario. Il riquadro Reperibili adesso mostra chi è di turno in questo momento, in ordine di chiamata. Il resto della pagina mostra una di due cose:

• la preparazione del calendario, che si apre da sola per un gruppo nuovo, oppure con Rigenera calendario;
• il calendario già fatto, giorno per giorno, dove correggi i singoli turni.

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Come fare

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Come aggiungo un reperibile

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Come creo un turno, per esempio notturno dal lunedì al venerdì

Prima aggiungi almeno un reperibile: senza operatori la preparazione del calendario dice «Nessun operatore nel catalogo».

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Come faccio arrivare le chiamate ai reperibili

Se la regola dice «Nessun modulo di reperibilità configurato.», crea prima un gruppo in Reperibilità. Se dice «Nessun provider di uscita.», serve una linea in Numeri in uscita (link Configura un provider). Finché manca uno dei due, Aggiungi regola resta spento. Se i reperibili servono solo fuori orario, un modo semplice è mettere la regola in un servizio interno e sceglierlo nell’orario, in Quando il centralino è chiuso → Servizio interno (vedi Orari). Tutti i campi della regola sono in Notifiche, registrazioni e moduli.

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Come sostituisco una persona in un giorno solo

Ogni modifica nel calendario vale subito, senza un bottone di salvataggio, e solo per quel giorno e quella fascia.

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Come prolungo il calendario quando sta per finire

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Come vedo i turni di una persona

Apri il gruppo e scegli il nome nel menu Filtra (di base Tutti gli operatori). Il calendario mostra solo le fasce in cui c’è quella persona e il riepilogo dice quante sono sul totale delle fasce del calendario, passate comprese, per esempio «12 / 60 slot». La × (Rimuovi filtro) torna a tutte le fasce.

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Come mando a un reperibile le credenziali per vedere i suoi turni

I reperibili possono consultare i propri turni in una web app dedicata. Le credenziali sono facoltative. Se ha già le credenziali, la finestra dice «Questo operatore ha già le credenziali configurate.» e mostra Username e Link WebApp, ciascuno con il tasto Copia, e la Password nascosta. Per cambiarle compila Genera nuove credenziali e salva.

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Come elimino un gruppo

Premi l’icona Elimina sulla riga del gruppo. La finestra «Eliminare il gruppo?» avvisa che le regole che usano il gruppo smettono di funzionare finché non scegli un altro gruppo. Premi Elimina: compare «Gruppo ”…” eliminato.». Insieme al gruppo si cancella il suo calendario.

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I campi

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Finestra «Nuovo gruppo di reperibilità»

Bottoni Annulla e Crea e configura.

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Finestra «Nuovo operatore» / «Modifica operatore»

In testa una nota: nome, numero da chiamare e timer sono obbligatori; email, username e password servono solo se la persona deve consultare i propri turni nella web app. Bottoni Annulla e Crea operatore (in modifica Salva modifiche).

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Finestra «Gestione credenziali»

Bottoni Chiudi, Salva e Salva e invia email.

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Preparazione del calendario

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Messaggi che puoi vedere

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Da sapere

• Il gruppo da solo non chiama nessuno. Serve la regola Gestione reperibilità nelle regole di un numero o di un servizio.
• Il calendario ha una fine. Dopo la data Al il gruppo risulta Turni finiti · non chiama nessuno. Prolungalo per tempo con Rigenera calendario.
• Una fascia senza persone si può salvare: in quella fascia il centralino non chiama nessuno e la chiamata passa alla regola successiva. Nell’elenco il gruppo può risultare Turno scoperto adesso: nessun operatore.
• Richiamare la stessa persona. Se metti due volte la stessa persona nella stessa fascia, il centralino la richiama se non ha risposto la prima volta.
• Eliminare un operatore reperibile lo toglie dall’elenco, ma nei calendari dove era previsto il suo posto compare la scritta rimosso: toglilo o sostituiscilo a mano nei gruppi che lo usavano.
• Le chiamate ai reperibili escono dal centralino con la linea scelta nella regola, come le altre chiamate in uscita.
• Gli orari del calendario sono quelli italiani.
• Senza modulo attivo, se apri la pagina compare l’avviso Modulo Reperibilità non attivo: il centralino non usa i gruppi finché il modulo non è attivo, e la regola Gestione reperibilità non compare nelle regole.

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Domande frequenti

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