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Questa guida ti porta da zero a un numero che risponde negli orari di apertura e, quando sei chiuso, fa sentire un messaggio e manda la chiamata dove vuoi tu (segreteria, cellulare, fine chiamata).

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Cosa ottieni

  • Negli orari di apertura le chiamate seguono il percorso normale: squillano i telefoni, la coda, il menù vocale.
  • Fuori orario chi chiama sente il tuo Messaggio di chiusura e poi la chiamata va alla destinazione che hai scelto.
  • Un orario solo può valere per più numeri: se lo cambi, il cambio vale subito per tutti.

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Prima di cominciare

  • Ti serve l’accesso a Risorse del centralino e a Regole delle chiamate. Il titolare dell’account li ha sempre; un collaboratore solo se glieli hai concessi.
  • Il messaggio di chiusura (consigliato): prepara prima il messaggio che dice gli orari, per esempio «Siamo chiusi. Siamo aperti dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18». Si crea in Menu → Risorse centralino → Audio → Messaggi audio (https://cloud.mycentralino.com/audio), caricando un file o scrivendo il testo che una voce legge. Vedi Messaggi audio.
  • La destinazione di chiusura, se non è «fine chiamata»: la segreteria, la coda, il numero di inoltro o il menù vocale devono esistere già. Se nell’elenco non trovi nulla, compare «Nessuna opzione disponibile per questo tipo di azione.» e va creata prima la risorsa.
  • Decidi le fasce: al massimo due fasce al giorno (mattina e pomeriggio). Un orario continuato è una fascia sola.
I giorni di ferie e le festività non si mettono negli orari: hanno la loro pagina. Vedi Chiudere per ferie o festività.

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Come fare

Esempio usato nei passi: aperti dal lunedì al venerdì 09:00–13:00 e 14:30–18:30, il sabato 09:00–12:30, la domenica chiusi.

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1 · Crea gli orari

Dove si trova: Menu → Risorse centralino → Orari e chiusure → Orari · https://cloud.mycentralino.com/orari
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Apri Orari e premi Nuovo orario

Si apre la pagina Nuovi orari. Un orario nuovo parte con tutti i giorni chiusi.
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Scrivi il nome

In Nome scrivi per esempio Orario ufficio. Sono ammessi lettere senza accenti, numeri, spazi, trattino e trattino basso, al massimo 50 caratteri: niente apostrofi e niente lettere accentate. Il nome non si può cambiare dopo il salvataggio. Usa un nome che non c’è già nell’elenco Orari: un orario nuovo con lo stesso nome di uno esistente lo sostituisce, senza avviso.
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Scegli il messaggio di chiusura

In Messaggio di chiusura scegli il messaggio audio che sente chi chiama quando sei chiuso. Se lo lasci su «Nessun messaggio audio», chi chiama fuori orario non sente nessun avviso e la chiamata va subito alla destinazione di chiusura. Se compare «Nessun file audio. Carica prima un file.», crea prima il messaggio in Messaggi audio.
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Apri il lunedì

Nella fila di interruttori sotto il calendario clicca Lunedì finché non dice Aperto. Se nessun altro giorno è aperto, il pannello propone 09:00–13:00 e 14:00–18:00.
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Correggi le fasce del lunedì

Nella sezione Modifica a mano · gli orari scritti ora per ora, riga Lunedì, correggi la seconda fascia: 14:30 → 18:30. In alternativa disegna e trascina le fasce sul calendario (si agganciano ai quarti d’ora). Per una fascia che finisce a fine giornata scrivi 23:59 nella riga Modifica a mano: trascinata fino in fondo al calendario, la fascia non viene presa.
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Copia il lunedì sugli altri giorni

Premi Copia giorno…. In Copia da scegli LUN, in Incolla su spunta Martedì, Mercoledì, Giovedì e Venerdì, poi Copia orari.
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Sistema il sabato e lascia chiusa la domenica

Clicca Sabato finché dice Aperto. Nella riga Sabato di Modifica a mano scrivi 09:00 → 12:30 nella prima fascia e metti 00:00 → 00:00 nella seconda (vuol dire «nessuna fascia»). Lascia Domenica su Chiuso. In fondo al riquadro leggi Giorni aperti 6 / 7.
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Scegli cosa succede quando sei chiuso

Nel riquadro Quando il centralino è chiuso scegli una sola voce: Termina la chiamata (è quella proposta), Segreteria, Un interno, Una coda, Inoltro a un numero, Menù vocale (IVR), Servizio interno, Conferenza o Chiamata diretta (DISA). Se l’azione la chiede, la Destinazione è obbligatoria: senza, Salva risponde «Scegli dove va la chiamata dall’elenco.». Il Riepilogo sotto dice in una riga cosa succederà, per esempio «Quando è chiuso si sente messaggio_chiusura, poi → Segreteria · 201».
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Salva

Premi Salva in alto (oppure Ctrl S, su Mac ⌘S). Compare «Orari «Orario ufficio» salvati.» e torni all’elenco.
Gli orari settimanali: si disegnano le fasce sul calendario

Gli orari settimanali: si disegnano le fasce sul calendario

Finché non lo colleghi a un numero, nell’elenco Orari la colonna Usato da dice «Non collegato · non ha effetto»: il centralino continua a rispondere a qualsiasi ora.

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2 · Collega gli orari al tuo numero

Dove si trova: Menu → Regole chiamate → Numeri di telefono · https://cloud.mycentralino.com/regole
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Apri il numero

Nell’elenco clicca il numero che deve seguire gli orari. Si apre lo schema delle sue regole, che parte da Chiamata in arrivo.
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Aggiungi la regola in cima

Passa con il mouse sulla linea subito sotto Chiamata in arrivo e premi il + («Inserisci qui»): la regola verrà messa in cima. Se il numero non ha ancora regole, premi Aggiungi la prima regola.
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Scegli Apertura settimanale

Nella finestra Aggiungi regola apri l’argomento Orari e chiusure (la trovi anche in Regole più usate) e scegli Apertura settimanale.
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Seleziona i tuoi orari

Nell’elenco Gestione aperture scegli Orario ufficio (sotto il nome leggi quanti giorni sono configurati, per esempio «6 / 7 giorni configurati») e premi Aggiungi regola.
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Controlla la posizione

La regola Apertura settimanale deve stare sopra le regole che fanno squillare i telefoni. Se non è così, passa sulla scheda e usa Sposta su, oppure clicca il numerino della posizione e scegli In cima. Se nel numero ci sono anche numeri bloccati, interruttori o ferie, quelli vanno sopra gli orari: l’ordine completo è in Editor delle regole, sezione «In che ordine metto i passaggi».
Le modifiche alle regole valgono subito: in questa pagina non c’è un bottone da premere per salvare. Nello schema la regola mostra due strade: il ramo Chiusi (messaggio di chiusura e destinazione) e, sulla linea che scende, Aperti (la chiamata prosegue con la regola successiva). La strada evidenziata in verde è quella che farebbe una chiamata in questo momento.
Puoi creare gli orari anche da qui: nel passaggio Apertura settimanale premi Nuovo (oppure Crea la prima gestione, se non hai ancora orari: compare con «Nessuna gestione aperture configurata per questo centralino.»), compila l’orario nella finestra che si apre e premi Salva. Torni all’elenco con il nuovo orario già selezionato: resta da premere Aggiungi regola. Anche qui usa un nome che non c’è già in Orari: un orario con lo stesso nome lo sostituirebbe.

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3 · Controlla e prova

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Guarda l'elenco Orari

In Orari la colonna Usato da ora dice «1 numero» e la colonna Oggi mostra lo stato adesso: Aperto, Chiuso adesso o Chiuso tutto il giorno, con le fasce di oggi.
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Guarda come risponde adesso

In Menu → Monitoraggio → In tempo reale il riquadro Come risponde adesso dice, numero per numero, se in questo momento è aperto o fuori orario e con quale orario.
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Chiama il numero

Chiama il tuo numero da un cellulare in un orario di apertura e poi fuori orario: nel secondo caso devi sentire il messaggio di chiusura e finire alla destinazione scelta.

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Da sapere

  • Massimo due fasce al giorno. Un orario continuato (08:00–19:00) è una fascia sola: lascia la seconda a 00:00 → 00:00.
  • Una fascia non può superare la mezzanotte. L’ultimo orario possibile è 23:59. Per un’apertura 20:00–02:00 usa 20:00–23:59 sul primo giorno e 00:00–02:00 sul giorno dopo.
  • Scrivi gli orari in ora italiana. Lo stato Aperto / Chiuso adesso nel pannello è calcolato sull’ora italiana.
  • Dopo la chiusura la chiamata non torna indietro. Fuori orario chi chiama sente il messaggio, va alla destinazione di chiusura e non arriva alle regole che stanno sotto Apertura settimanale.
  • Un orario, più numeri. Puoi collegare lo stesso orario a più numeri: una modifica vale per tutti. Per orari diversi crea più orari (per esempio Orario negozio e Orario assistenza).
  • Orario estivo. Apri l’orario, premi Duplica, scrivi il nome della copia (per esempio Orario estivo) e premi Crea copia. La copia non è collegata a nessun numero: quando serve, nelle regole del numero sostituisci Apertura settimanale con quella estiva.
  • Prima di eliminare un orario toglilo dalle regole di tutti i numeri che lo usano: se un numero lo usa ancora, le sue chiamate si chiudono senza risposta.
  • Su telefono e tablet è più comodo usare gli interruttori Aperto/Chiuso e le righe Modifica a mano che trascinare sul calendario.
  • Pausa pranzo con una destinazione diversa (per esempio la segreteria dalle 13 alle 14): oltre agli orari puoi usare un interruttore a orario. Vedi Interruttori a orario.
  • Chiusura improvvisa (oggi chiudiamo prima): usa un interruttore che accendi e spegni tu. Vedi Interruttori.

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Domande frequenti

Quasi sempre l’orario non è collegato al numero: in Orari la colonna Usato da dice «Non collegato · non ha effetto». Aggiungi la regola Apertura settimanale nelle regole del numero (parte 2 di questa guida). Se è collegato, controlla che sopra Apertura settimanale non ci sia una regola che porta la chiamata altrove.
Nell’orario non è scelto un Messaggio di chiusura e la destinazione è Termina la chiamata. Apri l’orario, scegli il messaggio (ed eventualmente un’altra destinazione) e premi Salva.
No, il nome è fisso dopo la creazione. Usa Duplica per crearne una copia con il nome nuovo, sostituisci nelle regole di ogni numero Apertura settimanale con la copia e solo dopo elimina quella vecchia. Non eliminare mai un orario ancora usato da un numero: quel numero smetterebbe di rispondere.
No. Dopo Salva il cambio vale subito per tutti i numeri collegati a quell’orario.
Apri l’orario, clicca Sabato finché dice Chiuso e premi Salva.
Sì: crea un orario per ogni esigenza e collega a ogni numero quello giusto, con la regola Apertura settimanale.
Togli apostrofi e lettere accentate (per esempio scrivi Orario Lunedi invece di Orario Lunedì) e resta entro 50 caratteri.

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Pagine collegate

Orari

Tutti i campi della pagina Orari, uno per uno.

Chiudere per ferie o festività

Natale, agosto, il ponte: i giorni di chiusura.

Editor delle regole

Aggiungere, spostare ed eliminare le regole di un numero.

Passaggi: orari, filtri e messaggi

Apertura settimanale e gli altri passaggi che controllano la chiamata.

Messaggi audio

Creare il messaggio di chiusura.

In tempo reale

Come risponde adesso ogni numero.