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Questa guida ti porta a un numero che risponde con un messaggio e smista chi chiama in base al tasto che preme: per esempio 1 per l’amministrazione, 2 per l’assistenza.

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Cosa ottieni

  • Un Menù vocale (IVR) con il suo messaggio e un tastierino da 0 a 9: ogni tasto porta a una destinazione.
  • Sul tuo numero, la regola Menù vocale (IVR): chi chiama sente il messaggio, preme un tasto e la chiamata va dove hai deciso.

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Prima di cominciare

  • Ti serve l’accesso a Risorse del centralino e a Regole delle chiamate. Il titolare dell’account li ha sempre.
  • Le destinazioni dei tasti. Un tasto può portare solo a una Coda di ricezione, a un Servizio interno o a un altro menù vocale. Preparale prima:
    • Coda di ricezione (la strada più semplice): una coda per reparto, con dentro gli interni che devono rispondere. Vale anche con un solo interno. Vedi Far squillare più telefoni.
    • Servizio interno: un numero breve con le sue regole, utile quando dietro il tasto vuoi più passaggi (per esempio squillano due telefoni e poi la segreteria). Vedi Servizi interni.
  • Il messaggio del menù: un messaggio audio che elenca le scelte nello stesso ordine dei tasti, per esempio «Per l’amministrazione premi 1. Per l’assistenza premi 2.». Il pannello non controlla che testo e tasti coincidano.

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Come fare

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1 · Crea il messaggio del menù

Dove si trova: Menu → Risorse centralino → Audio → Messaggi audio · https://cloud.mycentralino.com/audio
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Premi Crea

Si apre Nuovo messaggio audio sulla scheda Sintesi vocale. In alternativa premi Carica MP3/WAV per caricare una tua registrazione.
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Nome, voce e testo

Nome messaggio per esempio menu_principale; scegli Tipo di voce e Voce; in Testo da convertire scrivi le scelte.
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Genera messaggio

Premi Genera messaggio e ascoltalo con il play nell’elenco.
Più dettagli in Mettere un messaggio di benvenuto.

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2 · Crea il menù e i tasti

Dove si trova: Menu → Risorse centralino → Instradamento → Menù vocali (IVR) · https://cloud.mycentralino.com/ivr
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Premi Nuovo menù

Si apre la finestra Nuovo menù vocale.
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Nome menù

Scrivi per esempio MENU_PRINCIPALE: lettere, numeri, «_» e «-», niente spazi, al massimo 50 caratteri. Il nome non si può cambiare dopo.
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Crea e configura

Premi Crea e configura: si apre la pagina del menù.
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Scegli il messaggio

In Messaggio di benvenuto (audio) scegli menu_principale.
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Configura il tasto 1

Nel Tastierino clicca 1. Nel pannello del tasto scegli l’Azione (Coda di ricezione, Servizio interno o Altro menù vocale (IVR)) e poi la Destinazione dall’elenco.
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Configura gli altri tasti

Ripeti per il tasto 2 e per gli altri. Il riquadro Riepilogo menù elenca i tasti configurati; un tasto con l’azione ma senza destinazione è segnato «Destinazione non impostata»: finché non scegli la destinazione (o non premi Svuota tasto) il menù non si salva e compare «Scegli dove va la chiamata dall’elenco.».
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Salva

Premi Salva in alto (oppure Ctrl S, su Mac ⌘S).
Il tastierino del menù vocale: per ogni tasto si sceglie dove va la chiamata

Il tastierino del menù vocale: per ogni tasto si sceglie dove va la chiamata

Se chi chiama non preme nessun tasto entro 10 secondi, o preme un tasto non usato, la chiamata si chiude. Per dare una seconda possibilità aggiungi un tasto «ripeti» (vedi sotto) e dillo nel messaggio.

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3 · Metti il menù sul tuo numero

Dove si trova: Menu → Regole chiamate → Numeri di telefono · https://cloud.mycentralino.com/regole
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Apri il numero

Clicca il numero nell’elenco.
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Scegli il punto

Il menù va dopo le regole di orari e ferie (se le hai) e al posto della regola che fa squillare i telefoni. Passa con il mouse sulla linea nel punto giusto e premi il + («Inserisci qui»); se il numero non ha regole premi Aggiungi la prima regola.
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Scegli Menù vocale (IVR)

Nella finestra Aggiungi regola, argomento Menù vocali (IVR) (o Regole più usate), scegli Menù vocale (IVR).
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Seleziona il menù

In IVR disponibili scegli MENU_PRINCIPALE (per ogni menù vedi quanti tasti ha e quale messaggio usa) e premi Aggiungi regola.
Nello schema compare la scheda IVR con il nome del menù e, sotto, i tasti configurati, uno per riga (il tasto e la sua destinazione). Le modifiche alle regole valgono subito, senza un bottone da premere.
Puoi creare il menù anche da qui: nel passaggio Menù vocale (IVR) premi Nuovo, configuralo nella finestra che si apre e premi Salva. Torni con il menù già selezionato: resta da premere Aggiungi regola. Usa un nome che non c’è già in Menù vocali (IVR): da questa finestra un menù con lo stesso nome di uno esistente lo sostituisce, senza avviso.

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4 · Prova

Chiama il tuo numero da un cellulare, ascolta il messaggio e premi ogni tasto, uno per chiamata: deve squillare la destinazione giusta. Prova anche a non premere nulla per sentire cosa succede dopo 10 secondi.

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Esempi di tasti

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Da sapere

  • Una cifra per scelta, tasti da 0 a 9: al massimo 10 scelte per menù. Per più scelte usa un sotto-menù.
  • Dopo il menù la chiamata va dove porta il tasto: le regole messe sotto Menù vocale (IVR) di solito non vengono raggiunte. Se dietro un tasto vuoi anche la segreteria, mettila nelle regole del servizio interno di quel tasto.
  • Segreteria o numero esterno su un tasto. Da questa pagina non si scelgono direttamente: crea un servizio interno con la regola Segreteria telefonica o Inoltra a numero telefonico esterno e collega il tasto a quel servizio interno.
  • Tasti già configurati con altre azioni. Nei menù creati in passato possono comparire tasti con azioni che oggi non si possono più scegliere (per esempio «Chiama interno» o «Segreteria»): restano visibili come sono. Per cambiarli scegli una delle azioni attuali.
  • Cambiare un tasto: apri il menù, clicca il tasto, scegli un’altra destinazione e premi Salva. Per disattivarlo: Svuota tasto e Salva. Le modifiche valgono subito per tutti i numeri che usano il menù.
  • Orari e ferie: mettili sopra il menù, così fuori orario chi chiama sente il messaggio di chiusura invece del menù. Vedi Configurare gli orari di apertura.
  • Chiamate con due cifre (per esempio 12 porta al servizio interno 412): c’è la regola Menù vocale (IVR) a 2 cifre. Vedi Passaggi che instradano la chiamata.

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Domande frequenti

Dopo 10 secondi senza tasto, o con un tasto non usato, la chiamata si chiude. Prevedi un tasto «ripeti» che porta allo stesso menù e annuncialo nel messaggio.
I tasti portano solo a code, servizi interni o altri menù. Crea un servizio interno con la regola Segreteria telefonica e collega il tasto a quel servizio.
Sì, con un sotto-menù: un tasto porta a un secondo menù con altre scelte. In alternativa c’è la regola Menù vocale (IVR) a 2 cifre.
Il menù non è usato da nessun numero. Aggiungi la regola Menù vocale (IVR) nelle regole del numero (parte 3 di questa guida).
Compare «Nessuna opzione disponibile per questo tipo di azione.»: non hai ancora code (o servizi interni). Creali prima, poi torna al menù.
Il messaggio è stato eliminato dalla libreria. Apri il menù, scegli un altro messaggio in Messaggio di benvenuto (audio) e premi Salva.
No. Crea un nuovo menù con il nome giusto, mettilo nelle regole al posto del vecchio ed elimina quello vecchio.

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Pagine collegate

Menù vocali (IVR)

Tutti i campi della pagina, uno per uno.

Code di ricezione

La destinazione più semplice per un tasto.

Servizi interni

Cosa sono e come si usano dietro un tasto.

Passaggi che instradano la chiamata

Menù vocale, coda, interni, segreteria e gli altri.

Messaggi audio

Il messaggio con le scelte.

Editor delle regole

Aggiungere e spostare le regole di un numero.