Segreterie

La Segreteria è la casella in cui chi chiama può lasciare un messaggio quando nessuno risponde. Di norma ogni interno ha la sua. In questa pagina decidi, per ogni casella, il PIN per ascoltare i messaggi dal telefono e l’email a cui mandare i messaggi lasciati. Dove si trova: Menu → Risorse centralino → Strumenti → Segreterie · https://cloud.mycentralino.com/caselle-vocali Ci arrivi anche dalla pagina Risorse del centralino (https://cloud.mycentralino.com/configurazione), nel gruppo Strumenti. Nel menu la voce si chiama Segreterie; il titolo della pagina è Caselle vocali. Chi la vede: il titolare dell’account, sempre. Un collaboratore solo se gli hai dato accesso a Risorse del centralino: senza quel permesso la voce non compare nel menu e l’indirizzo risponde con accesso negato. Non serve nessun modulo.

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Cosa trovi nella pagina

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L’elenco delle caselle

In alto il titolo Caselle vocali con il conteggio (per esempio «4 caselle»; durante una ricerca «N risultati») e la frase «Le caselle vocali del centralino: chi non risponde può lasciare un messaggio.». Se una o più caselle mandano i messaggi a un indirizzo che non funziona, sotto il titolo compare un riquadro ambra, per esempio «2 caselle mandano i messaggi a un indirizzo di esempio («indirizzo@email.it») o vuoto: non arrivano a nessuno. Apri la casella e scrivi l’email giusta.». Il bottone Mostra quali lascia in tabella solo quelle caselle; Mostra tutte toglie il filtro. Sotto ci sono la ricerca Cerca casella… (trova per interno, codice casella, nome o email) e il bottone A–Z / Z–A, che ordina per numero di interno. La tabella Caselle (con il totale a destra) ha una riga per casella: Gli stati della colonna Notifiche: Un clic su una riga apre la casella. Sul telefono ogni riga diventa una scheda. Se non ci sono caselle compare «Nessuna casella vocale configurata» con «Le caselle vengono provisionate dal centralino: contatta il supporto per attivarne di nuove.». Se la ricerca non trova niente compare «Nessuna casella per questa ricerca».

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La pagina della casella

Si apre con un clic su una riga. Il titolo è Casella seguito dall’interno (per esempio «Casella 201»), sopra «Interno · 201». Sotto il titolo: «Imposta PIN, nome del titolare ed eventuale recapito email per i messaggi vocali ricevuti su questo interno.». In alto i bottoni Annulla (torna all’elenco senza salvare) e Salva. Il primo riquadro mostra due dati con l’etichetta «non modificabile»:

• Interno: «L’interno di cui è la segreteria.»;
• Codice casella: «Da dire quando chiami il 300 per ascoltare i messaggi.».

Il secondo riquadro contiene i campi che puoi cambiare: PIN d’accesso, Nome titolare e la sezione Recapito via email (vedi «I campi»). Appena cambi qualcosa compare in basso la barra Modifiche non salvate con Annulla e Salva. Se provi a uscire senza salvare, il pannello chiede «Ci sono modifiche non salvate. Uscire senza salvarle?».

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Come fare

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Come ricevo per email i messaggi della segreteria

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Come faccio arrivare in segreteria le chiamate a cui nessuno risponde

Dopo la segreteria, di norma, la chiamata finisce: le regole messe sotto non vengono raggiunte. Per questo la Segreteria telefonica va di solito in fondo.

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Come ascolto i messaggi dal telefono

Se nella casella è spuntato Cancella dalla casella dopo l’invio, i messaggi già mandati per email non ci sono più: li trovi solo nell’email.

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Come ricevo i messaggi solo per email

Apri la casella, spunta Spedisci via email, Allega audio del messaggio e Cancella dalla casella dopo l’invio, scrivi l’indirizzo in Email a cui mandarli e premi Salva. Ogni messaggio arriva per email con l’audio allegato e non resta nella casella.

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Come cambio il PIN della segreteria

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Come trovo le caselle con l’email sbagliata

Se in alto c’è il riquadro ambra, premi Mostra quali: restano in tabella solo le caselle con Email da completare. Apri ogni casella, scrivi l’indirizzo vero in Email a cui mandarli e premi Salva.

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I campi

Interno e Codice casella non si possono cambiare. Messaggi che puoi vedere al salvataggio: «Solo cifre, max 5.» (PIN), «Indirizzo email non valido.», e a salvataggio riuscito «Casella 201 aggiornata.».

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Regola «Segreteria telefonica»

È la regola che porta le chiamate in una casella. Si aggiunge dall’editor delle regole, argomento Notifiche. Introduzione a video: «Il chiamante viene inoltrato alla segreteria telefonica: sente il messaggio di benvenuto e può lasciare un messaggio, inviato poi via email al titolare della casella.». Se il centralino non ha caselle compare «Nessuna casella vocale configurata per questo centralino.» con Configura segreterie, che apre questa pagina in una nuova scheda. Tutti i dettagli della regola sono in Passaggi che instradano la chiamata.

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Da sapere

• Le caselle non si creano e non si eliminano da qui. Nascono insieme agli interni. Per una casella in più chiedi all’assistenza.
• L’email parte solo con «Spedisci via email» spuntato e con un indirizzo vero. Il campo si può salvare anche vuoto: con «Spedisci via email» spuntato la casella diventa Email da completare e i messaggi non arrivano a nessuno; senza spunta la casella risulta Solo telefono.
• Un solo indirizzo per casella. Se i messaggi devono arrivare a più persone, usa un indirizzo condiviso (per esempio quello dell’ufficio).
• Dopo la segreteria, di norma, la chiamata finisce. Le regole sotto la Segreteria telefonica di solito non vengono raggiunte.
• I tasti di un Menù vocale (IVR) non portano direttamente a una segreteria: crea un servizio interno con la regola Segreteria telefonica e collega il tasto a quel servizio interno. Vedi Servizi interni.
• Il saluto della segreteria (quello che sente chi chiama prima di lasciare il messaggio) non si imposta da questa pagina.
• Nel Pannello operatori ogni operatore ha anche un interruttore Segreteria per il proprio interno. Vedi Pannello operatori.

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Domande frequenti

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