Notifiche, registrazioni e moduli

Questa pagina descrive, uno per uno, i passaggi della finestra Aggiungi regola che mandano avvisi, registrano o analizzano le chiamate, scambiano dati con un tuo servizio via API, oppure appartengono a un modulo. Per ciascuno trovi il nome esatto, l’argomento, a cosa serve e i campi. Dove si trova: Menu → Regole chiamate → clic su un numero o servizio interno → Aggiungi regola · https://cloud.mycentralino.com/regole Chi la vede: chi può modificare le Regole delle chiamate. Alcuni passaggi compaiono solo con il modulo attivo (indicato per ognuno). Come si apre la finestra e come si usa è spiegato in Editor delle regole.

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In sintesi

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Notifiche

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Notifica email

Argomento: Notifiche Ogni volta che la chiamata arriva a questo passaggio parte un’email con i dettagli (chi chiama, data e ora, descrizione del servizio); la chiamata prosegue subito, senza aspettare. Utile quando uno stesso numero serve più servizi: metti una notifica con un nome diverso su ogni ramo, così sai sempre cosa è arrivato.

• Senza email nelle segreterie: «Nessun indirizzo email impostato sulle caselle vocali.» con Configura email segreterie.
• Errori: «Seleziona un indirizzo email.», «Email non trovata per questo centralino.».
• Dopo: nella finestra di dettaglio cambi Email di recapito (qui puoi scrivere un indirizzo qualsiasi) e Nome servizio, poi Salva. Un indirizzo non valido dà «Scrivi un indirizzo email valido, per esempio nome@azienda.it.».

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Log CloudSoftphone

Argomento: Notifiche Registra le chiamate nella sezione Log Chiamate dell’app CloudSoftphone. Serve solo a chi usa CloudSoftphone. Dopo: nella finestra di dettaglio lo cambi nel campo Dettaglio.

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Invio messaggio WhatsApp Legacy

Argomento: Notifiche · in grigio con Modulo non attivo se non hai il modulo WhatsApp Manda su WhatsApp il messaggio pronto scelto (testo ed eventuale immagine), preparato nella pagina WhatsApp. È il WhatsApp collegato con il QR.

• Senza moduli: «Nessun modulo di notifica WhatsApp configurato.» con Configura un modulo.
• Errori: «Seleziona un modulo WhatsApp.», «Modulo WhatsApp non trovato.».
• I messaggi si preparano in WhatsApp.

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Registrazione chiamate

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Registra chiamata

Argomento: Registrazione chiamate Registra la conversazione, con la voce di chi chiama e di chi risponde, e alla fine manda il file audio. La registrazione parte quando qualcuno risponde: una chiamata che ascolta solo un messaggio dà un file vuoto. Sul centralino non resta nessuna copia: l’archivio è la tua email o il tuo servizio esterno. Mettilo prima dei passaggi che fanno squillare. In testa alla finestra c’è l’avviso: «Attenzione: registrare le chiamate è soggetto alle norme del territorio in cui lavori (GDPR, informativa a chi chiama, conservazione dei file). Verifica di essere in regola prima di attivare questa regola.». Per chi sviluppa il servizio esterno: riceve una richiesta POST multipart con il file mp3 (campo file) e i campi event, call_id, caller, called, service, started_at e duration. Con la sola API, se il servizio non risponde o va in errore, il file arriva all’email di riserva. Messaggi che puoi vedere: «Devi confermare di conoscere le norme sulla registrazione.», «Scegli come ricevere le registrazioni.», «Su questo centralino le registrazioni arrivano solo per email.», «Scrivi un indirizzo email valido, per esempio nome@azienda.it.», «Scrivi un’email di riserva valida, per esempio nome@azienda.it.», «Inserisci l’indirizzo API.», «L’indirizzo deve iniziare con https://», «Indirizzo non ammesso: deve essere raggiungibile da internet.», «Inserisci il token.», «Il token non può contenere spazi.». Dopo: nella finestra di dettaglio cambi Come arrivano (Per email, Servizio esterno (API), Tutti e due), l’email, il Nome servizio, l’Indirizzo API e il Token. Il token salvato non si rivede: il campo dice «Salvato: lascia vuoto se l’indirizzo non cambia». Se cambi l’indirizzo, riscrivi anche il token («Con un indirizzo nuovo scrivi anche il token.»).

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Registra chiamata (solo operatore)

Argomento: Registrazione chiamate Registra solo la voce dell’operatore, mai quella di chi chiama: per formazione, qualità e controlli interni. Si registra quello che sente chi chiama, quindi anche messaggi e musica d’attesa. In testa: «Alla fine della chiamata arriva il file audio con la sola voce dell’operatore.». La sequenza continua normalmente. Ha gli stessi campi di Registra chiamata (come ricevere i file, email, nome del servizio, indirizzo API e token), senza la dichiarazione da spuntare.

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Come registro le chiamate di un numero

Il passaggio va messo dopo Prendo in carico la chiamata (scheda RISPONDI), se il numero lo usa, e prima dei passaggi che fanno squillare: interni, coda, inoltro al cellulare. L’ordine completo dei passaggi è in Editor delle regole, sezione «In che ordine metto i passaggi». Se il numero ha un menù vocale, metti la registrazione sopra il menù: i passaggi sotto un menù vocale di norma non vengono raggiunti. Per registrare le chiamate di più numeri, ripeti i passi su ognuno.

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Analisi chiamata AI

Argomento: AI · in grigio con Modulo non attivo se non hai Analisi Chiamate AI «Il centralino registra la chiamata e attiva automaticamente i servizi AI selezionati.» I risultati si leggono in Analisi Chiamate AI e, se lo scegli, arrivano anche per email o a un tuo servizio esterno. È il modo per analizzare le chiamate in arrivo su un numero o un servizio interno.

• Aggiungi regola resta spento senza Nome del servizio o senza la dichiarazione.
• Errori: «Scrivi un nome per il servizio.», «Devi confermare di conoscere le norme sulla registrazione.», «Email non valida.», «Profilo di analisi non trovato.», «Webhook non trovato.», «Integrazione AlfaDocs non attiva.».
• Nello schema la scheda riassume cosa è acceso, per esempio «✓ trascrizione · ✗ riassunto · ✓ analisi AI (nome del profilo)».
• Dopo: nella finestra di dettaglio cambi Email di recapito (opzionale), Nome servizio, le Funzioni (Trascrizione, Riassunto, Chiamate in uscita), il Profilo di analisi (Nessuna o un tuo profilo) e il Webhook (Nessuno o un tuo webhook).
• Profili e webhook si creano in Analisi Chiamate AI.

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Come comincio ad analizzare le chiamate di un numero

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Gestione reperibilità

Argomento: Orari e chiusure · compare solo con il modulo Reperibilità Chiama uno dopo l’altro i reperibili del gruppo scelto, secondo i turni del modulo Reperibilità, usando la linea in uscita indicata. Se nessuno risponde, la chiamata passa alla regola successiva.

• Senza gruppi: «Nessun modulo di reperibilità configurato.». I gruppi si creano in I tuoi moduli → Reperibilità.
• Senza linee: «Nessun provider di uscita.» con Configura un provider, che apre Numeri in uscita in una nuova scheda.
• Errori: «Seleziona un modulo di reperibilità.», «Seleziona un provider di uscita.», «Modulo reperibilità non trovato.», «Provider non trovato.».
• Dopo: nella finestra di dettaglio vedi lo Stato, i Reperibili oggi (o «nessun operatore in turno») e il Provider uscita, e puoi cambiare Modulo reperibilità e Provider di uscita.
• Le chiamate ai numeri esterni dei reperibili sono chiamate in uscita del centralino.

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Passaggi con le API

Hanno l’etichetta API sulla tessera: servono a chi ha un gestionale o un CRM che riceve o dà dati via internet. Gli indirizzi devono cominciare con http:// o https://; le chiavi possono contenere solo lettere, numeri e i segni - . _ ~ + / = :.

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Invia dettagli chiamata via API

Argomento: Impostazioni avanzate · API A ogni chiamata il centralino fa una richiesta GET al tuo indirizzo con i dati della chiamata. La risposta non viene letta: la chiamata prosegue subito. Nel riquadro Cosa riceve il tuo endpoint la finestra mostra un esempio: https://miosito.com?key=a1s2d3f4g5&callerid=3351234567&calledid=061234567&uniqueid=162432567.32&remark=Custom1&remark2=Custom2&remark3=Custom3&date=22-09-2026_15:42:10

• Errori: «Scrivi un URL.», «Scrivi una API key.», «Scrivi un indirizzo web valido, per esempio https://gestionale.it/chiamate.», «La chiave può contenere solo lettere, numeri e i segni - . _ ~ + / = :».
• Dopo: nella finestra di dettaglio cambi URL dell’endpoint, API key e i marcatori.

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Custom CALLERID via API

Argomento: Impostazioni avanzate · API Chiede al tuo servizio il nome di chi chiama, da mostrare sul display al posto del numero; poi la chiamata prosegue.

• Il servizio riceve una richiesta GET con key, callerid, calledid, uniqueid e date, e risponde con un JSON come {"callerid": "Mario Rossi"}.
• Se nella risposta aggiunge "InternalService": "409", oltre a mostrare il nome la chiamata viene trasferita a quel servizio interno.
• Errori: come per Invia dettagli chiamata via API.
• Dopo: nella finestra di dettaglio cambi URL dell’endpoint e API key.

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Invia API alla risposta di coda

Argomento: Impostazioni avanzate · API Quando un operatore della coda che viene dopo risponde, il centralino chiama il tuo indirizzo con i campi che imposti (per esempio per aprire la scheda del cliente nel CRM). Mettilo subito prima del passaggio della coda.

• La finestra ricorda di attivare un’opzione sulla coda: nella pagina della coda è Invia segnale alla risposta (in Code di ricezione).
• Non usarlo nello stesso percorso di Notifica web alla risposta di MyCRM: i due passaggi usano lo stesso segnale e uno sostituisce l’altro.
• Errori: «Scrivi un URL.», «Il primo campo (nome + valore) è obbligatorio.», «Scrivi un indirizzo web valido, per esempio https://gestionale.it/chiamate.».
• Dopo: nella finestra di dettaglio cambi l’URL di notifica.

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AlfaDocs · Riconosci Paziente

Argomento: Dettagli chiamata · Si aggiunge subito · compare solo con AlfaDocs collegato Per gli studi medici e dentistici che usano AlfaDocs: a ogni chiamata il centralino cerca il numero nell’anagrafica pazienti dello studio e, se lo trova, sul display di chi risponde compaiono nome e cognome al posto del numero. Non ha campi: usa il collegamento con AlfaDocs dello studio. Mettilo prima dei passaggi che fanno squillare. Il collegamento si fa nella pagina Collegamento AlfaDocs: vedi Integrazioni.

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MyCRM

Argomento: CRM · compaiono solo se hai MyCRM

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Power Dialer

Argomento: Power Dialer · compaiono solo se hai il modulo Power Dialer Si usano nei passaggi del servizio interno di destinazione della campagna, quello che gestisce chi risponde.

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Da sapere

• Le notifiche non fermano la chiamata. Notifica email, Log CloudSoftphone, WhatsApp e i passaggi API che inviano dati lasciano proseguire la chiamata subito.
• La registrazione parte quando qualcuno risponde. Metti i passaggi di registrazione e di analisi AI prima di quelli che fanno squillare.
• Nessuna copia sul centralino. Le registrazioni di Registra chiamata arrivano solo alla tua email o al tuo servizio esterno.
• Un modulo spento. Se il modulo non è attivo, il passaggio è in grigio con Modulo non attivo oppure non compare proprio nel catalogo (MyCRM, Power Dialer, Reperibilità, AlfaDocs).

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Domande frequenti

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